Điện thoại là một trong những công cụ làm việc quan trọng không thể thiếu nơi công sở. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết sử dụng chúng đúng cách và hiệu quả.
Dưới đây là 10 điều bạn nên lưu ý khi sử dụng điện thoại:
1. Nói năng lịch sự và phát âm chuẩn
Những từ ngữ như: "Xin vui lòng", "Cảm ơn"… không những làm cuộc nói chuyện trở nên lịch sự hơn mà còn giúp bạn dễ chiếm được thiện cảm của người bên kia đầu dây hơn.
Ngoài ra, bạn cũng cần chú ý không nói lớn hoặc quát to trong điện thoại trong mọi tình huống.
2. Giọng nói chân thành
Nếu sử dụng từ ngữ lịch sự nhưng giọng nói cáu bẳn hoặc “chanh chua”, chắc chắn bạn không thể tạo được thiện cảm với người nghe. Hãy thể hiện cho người nghe cảm thấy bạn thật sự rất quan tâm cuộc nói chuyện này và đang cố lắng nghe để hiểu vấn đề và giúp họ tìm cách giải quyết.
3. Không ra lệnh
Thay vì nói “Tôi cần nói chuyện với ông A ngay bây giờ”, bạn nên nói “Xin cho hỏi ông A hiện có ở đó không? Tôi có thể nói chuyện với ông ấy bây giờ không?”.
4. Cư xử chuyên nghiệp và khéo léo
Bạn tuyệt đối không sử dụng những từ ngữ mang nghĩa tiêu cực và có ý phán xét với người nghe. Tùy thuộc vào đối tượng gọi đến và mối quan hệ của họ với công ty, bạn cần có những cách ứng xử ngoại giao khác nhau và phù hợp.
5. Kiềm chế cảm xúc
Để tránh gặp những trường hợp khiến bạn dễ mất kiểm soát, hãy đọc một số loại sách về cách giải quyết các mâu thuẫn và phàn nàn thường gặp.
6. Luôn nhớ bạn là bộ mặt của công ty
Nên nhớ mỗi khi nhấc điện thoại lên thì bạn sẽ nói chuyện với tư cách là người đại diện công ty chứ không phải với tư cách cá nhân. Do đó hãy tập trung vào cuộc nói chuyện, lắng nghe những nhu cầu hoặc phàn nàn của người nói để họ có cảm giác được quan tâm và cảm thấy hài lòng về công ty bạn.
7. Tìm chỗ ngồi khi nói chuyện
Tìm chỗ ngồi thoải mái để đề phòng những cuộc điện thoại có thể kéo dài. Ngoài ra bạn nên chuẩn bị sẵn giấy và bút bên cạnh để có thể ghi chép lại những điều cần thiết.
8. Không nên làm việc khác khi đang nghe điện thoại
Bạn không nên làm nhiều việc cùng một lúc như vừa nghe điện thoại vừa trả lời thư điện tử. Không ai thích khi đang nói chuyện và nghe thấy tiếng gõ bàn phím ở bên kia đầu dây, họ sẽ cảm thấy họ không được coi trọng và chắc chắn sẽ không muốn tiếp tục câu chuyện nữa.
9. Ngắt lời đúng lúc
Có nhiều trường hợp khách hàng gọi điện đến và phàn nàn, kể lể liên tục mà không cho bạn một giây nào để giải thích. Khi đó hãy yêu cầu họ một cách lịch sự để họ có thể tập trung vào vấn đề cốt lõi để cả hai bên đều không mất thời gian.
10. Nói rõ ràng và ngắn gọn
Khi trả lời, giải thích về những chính sách, thủ tục của công ty cũng như khi gọi điện tới công ty khác để yêu cầu giải thích vấn đề gì, hãy nói một cách ngắn gọn và rõ ràng. Bạn nên tránh nói dài dòng dễ dẫn đến lạc đề và có thể gây hiểu lầm cho người nghe. Số lượt đọc:
7945
-
Cập nhật lần cuối:
27/12/2008 02:34:00 PM | Thông tin liên quan: Ngoài vùng lịch sự01/08/2009 07:16' PM Chuyện văn hóa "dế" còn dài, chỉ xin được mở ngoặc một cái: Nuôi "dế" nhưng cũng phải dạy "dế", đừng vì muốn chứng tỏ "dế" mình là nhất, mình là "của lạ" mà tự biến mình thành người thừa thãi hiện đại mà. . . khan hiếm văn hóa? Lắng nghe, thấu hiểu người khác cũng là nghệ thuật23/02/2010 04:26' PM Nhà tâm lý học Ba Lan Krytyna Skarzyska, trong một bài viết của mình, đã có câu kết luận khiến nhiều người phải suy nghĩ: “Chất lượng cuộc sống của chúng ta phụ thuộc khá lớn vào việc xung quanh chúng ta có nhiều người thấu hiểu chúng ta hay không”... Thế nào là nên người?15/01/2010 09:30' AM Đây là một bác sĩ du học ở ngoại quốc mới về quê. Cha mẹ đến mừng cho đứa con đã nên thân với đời. Nhưng nếu người bác sĩ ấy mang thân xác vè quê mà chỉ còn một lá phổ, thử hỏi có thể bảo ông ta đã nên người chăng? Năm mới với lời chúc “Thành công trong sự nghiệp”31/12/2009 08:44' AM Hàng năm, cứ mỗi khi Tết đến Xuân về, các đồng nghiệp thường chúc nhau: Thành công trong sự nghiệp. Và điều này không phải là ngẫu nhiên. Thành công trong sự nghiệp là gì? Cần phải có thái độ như thế nào trước mỗi thành công và thất bại? Năm mới chính là lúc để mỗi doanh nhân nhìn nhận lại công việc của mình. Cái tôi và cái ta06/11/2009 02:04' PM Thế hệ trẻ hiện nay thể hiện “cái tôi” bằng mọi cách. Việc thể hiện “cái tôi”, trước hết là phải cho mọi người thấy “cái tôi” đó khác với mọi người, không “đụng hàng” với bất cứ một ai khác. Làm xuất sắc cái không tưởng30/09/2009 08:02' AM Không đơn thuần chỉ là những màn biểu diễn tạo hứng thú cho người xem, mỗi hoạt động mà Tiến sĩ Phan Quốc Việt tiến hành trong buổi Hội thảo đều gắn với những bài học, những triết lý sống đầy tâm huyết, xuất phát từ trái tim một con người đã nung nấu ước mơ từ gần chục năm nay, từ thuở sơ khai của Tâm Việt. Tình yêu - Tình bạn - Tình đời30/09/2009 08:00' AM ...tất cả chúng ta đều biết câu nói nổi tiếng: "Tình bạn là bệ phóng cao cả lên tình yêu". Chẳng ai lại nghi ngờ sự thật đó! Tình bạn là một vườn ươm lý tưởng cho tình yêu, nhờ đó, những con tim lên men si mê một cách từ từ, và chúng chỉ kết ước với nhau khi người bạn của mình phơi mở một giá trị khải ái thực sự. Câu chuyện Kiến trúc và Hoài bão của thanh niên trẻ Việt Nam19/09/2009 10:33' AM Một công trình muốn đẹp, bền vững, phải có thiết kế đẹp. Một khu vực, đất nước muốn đẹp, bền vững, phải có quy hoạch tổng thể hợp lý và tầm nhìn lâu dài. Cuộc đời chúng ta cũng là một công trình....
Bài khác: Rèn kỹ năng tự nhận thức22/12/2008 11:32' AM Bài viết dưới đây sẽ làm rõ tầm quan trọng của sự tự nhận thức (self-awareness), đồng thời gợi ý một số kỹ thuật để nâng cao kỹ năng tự nhận thức. Kỹ năng này không chỉ giúp ích từng thành viên trong tổ chức mà còn tạo động lực để họ phát huy hết năng lực, đóng góp cho sự phát triển của doanh nghiệp. Ăn - Học07/10/2008 10:59' AM Tiếng Việt của ta có cụm từ “Ăn học”, ăn đi đôi với học. Vậy sự “học” và sự “ăn” liên quan gì đến nhau? Nếu ta để ý một chút, sẽ thấy sự “Học” cũng hệt như sự “Ăn”. Kiến thức chính là một loại thức ăn cho tinh thần, bộ máy xử lí kiến thức của bộ não tương ứng với bộ máy tiêu hóa của cơ thể... Bắt đầu từ tương lai25/09/2008 10:09' AM “Present” trong tiếng anh có nghĩa là hiện tại cũng có nghĩa là món quà, hôm nay luôn là ngày quan trọng nhất, nó quyết định quá khứ và tương lai của mỗi người. “Sống” là hết mình với từng giây phút hiện tại. Nhưng khi đã hết mình với hiện tại rồi, ta sẽ thành công nếu biết “Bắt đầu từ tương lai”. Để có những công dân toàn cầu “made in Việt Nam”14/05/2008 02:25' PM Không có tấm bằng tốt nghiệp ĐH được công nhận trên phạm vi toàn cầu là thiệt thòi của thanh niên Việt Nam khi hội nhập với thế giới. Nhưng thiếu đi tấm "hộ chiếu" đó, những người Việt trẻ vẫn hoàn toàn có thể trau dồi, rèn luyện và tích luỹ kiến thức, kỹ năng, hình thành thái độ để trở thành những công dân toàn cầu “made in Việt Nam”. TS. Nguyễn Sĩ Dũng, Phó Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội đã chia sẻ như vậy. Cùng đọc và suy ngẫm21/04/2008 02:21' PM Nếu như thu gọn nhân loại toàn thế giới xuống thành một cái làng nhỏ (100 người), chúng ta sẽ có một ngôi làng với: 57 người châu Á, 21 người châu Âu, 14 người châu Mỹ, 8 người châu Phi... Yêu sớm cớm vườn tương lai17/01/2008 01:49' PM Có gì mạnh mẽ như tuổi trẻ! có gì vũ bão như kỳ vọng của tuổi thanh xuân? Có gì rạo rực như trái tim tuổi dậy thì trước ngưỡng cửa của tình yêu? Và có gì xốc nổi, tưng bừng, ào ào vươn tới như thế… Tôi học được rằng...06/12/2007 08:26' AM Tôi học được rằng: Có những điều dù ta chỉ làm trong khoảnh khắc nhưng lại làm ta đau lòng cả đời. Tôi học được rằng: Mỗi khi xa rời người thân yêu, hãy luôn nói lời thương yêu nhất, bởi có thể đó là lần cuối ta gặp họ. |
